【職場で忘年会の幹事を頼まれた】無駄な時間を使わずに人事評価爆上げできる3か条!

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職場での忘年会。

人数もいるしお店選びに迷う。他にも幹事の仕事って何すれば良いの?

 

 

まずは忘年会の幹事に任命された方々。

ほんとーにご苦労様です!!

 

私も何度となく経験していますが幹事の仕事ってほんと疲れます(笑)

別途で給料ももらえないのになんでだ!

って軽く舌打ちしたくなる気持ち。非常に分かります。

しかし!

テキパキとデキる幹事は評価も上がりますし何より無駄に疲れなくなります!

 

是非ポイントを押さえて忘年会を仕切りましょう!

  • 「全員の希望は最初から叶えようとしなくて大丈夫!」
  • 「宴会の出し物は最小限に!」
  • 「幹事は冷静に堂々とあれ!」

いくら一番後輩だからと言って先輩、上司のワガママを全て聞く必要はありません。

幹事は忘年会のシナリオを全て握る現場監督です。

場数を踏まないと戸惑うこともありますが、堂々と仕切っていきましょ!

 

~忘年会でデキる幹事の3カ条~

1.特定の上司を味方につけてお店を選ぼう!

忘年会となると日程・時間・人数・お店と決めなければならないことが沢山あります。

全社員の日程や時間、お店の好みを聞いて合わせるなんて不可能!

①日程は最初に上司の相談のもと3日程度に絞っておく。

この時に相談する上司は直属の上司。

そして伺うべきは社長、部長などが参加できるか否か。参加するならいつが良いのか。

これによって日程が決まると言っても過言ではありません。

お偉い方が参加するのであれば、その方の都合で日程は決まります。

②時間も同じく上の方から都合を伺う。

同じ方法で、お偉い方の都合を上司から聞いてもらうのが良いでしょう。

③お店選びは過去の忘年会会場を参考にして!

どれだけの人数が入るお店なのか?

コースの価格はいくらか?

貸切はできるのか?

何時間のコースなのか?

お料理は何系?お酒はどんな種類?

過去の忘年会はどこでやったのかを聞けばお店がグッと探しやすくなります。

そしてひたすらネット検索!!

検索方法はグルメサイトなどで「忘年会」や「大人数」「飲み放題付コース」などで絞り、さらに「値段」を指定して検索します。

場所も職場の近くや交通の便が良い所にしましょう!

近年、風の噂で「デキる幹事はいくつもお店を予約しておいて当日行く店を選ぶ」なんて聞いたことがありますが、この行為ぜっっっっっっっっっつたいにダメです!!!

 

忘年会時期のお店はどこも予約で埋まりやすく、1年に1番稼げる時期なんです。

それを当日に決めたお店以外キャンセルなんて絶対NG。

キャンセルされたお店は何十人ものコースを用意して待っているだけでなく、その日に予約したかったお客様も先約があるからと何件も断っています。

風の噂ですが、こんな情報に惑わされないよう気を付けましょう!

上司との相談でいくつか絞れたら閉め切り期限を設けて一斉にメールなどで投票してもらいましょう♪

投票数の多い日程・時間・お店で決定です!人数も確定している人だけで予約しましょう。

 

 

2.お店の人とこまめにコンタクトを取ろう!

人数の変更や細かい注文の追加、要望などはマメにお店に連絡を入れましょう!

とくに人数って当日も変更する可能性ありますもんね~。

幹事以外の人達は気楽なもんです。

よくあるのが、当日お店で人数変更や時間の変更をしてバタバタしてしまうパターン。

これではお店側も対応が遅くなってしまって予定通りの進行が出来なくなってしまいます。

出席が確定していないけど行けるかもしれない人数などもきちんとお店に伝えておきましょう!

あと確認すべきは宴会の余興プランです。

司会進行は誰か?

乾杯の挨拶は誰か?

ゲーム、宴会芸はするのか?内容は?

締めの挨拶は誰が?

など、シナリオを作成しておきましょう。

その上でお店側にどんな設備があるのか、当日借りられるのかを確認して下さい。

(例えばマイクであったり、プロジェクターであったり音楽を流す音響設備があるのかどうか。)

シナリオをお店の方にも配り、把握してもらうのも良いですね。

私の経験上、思っている以上に挨拶・余興は時間を取ります。

予定を詰め過ぎると歓談の時間もろくに取れないまま忘年会が終了します(笑)

余裕を持って最小限な宴会プランを立てましょう!

物足りないぐらいの内容で時間ピッタリです。

 

 

3.時間厳守!ダラダラしないさせない!

ついつい全員が揃うまで待って開始時間を押したり、歓談の時間を延ばしてしまったりしがちですが、周りの顔色を伺う必要はありません。

予定通りに始めて、予定通りに終わらせましょう!

これはスムーズな忘年会にするためには鉄則です!

幹事以外の人にもなるべく協力してもらって時間を守りましょう。

ドリンクのラストオーダーの時間、お店を完全撤退する時間。

この二つは司会の方が出席者全員に周知しておくと親切ですね。

飲むペースを調節しやすくなります。

幹事の方はほんとーに大変ですが、幹事を任された以上は忘年会を楽しむことより仕事をこなすぐらいの感覚でいましょう。

時間通りに進行するためには、前持った準備!そして当日の仕切り!

切り上げるタイミングはコース終了10分前!が理想です。

帰る間際にダラダラするパターンが一番多いですからね。

お店は次の予約の準備をしなければいけないので時間はなるべく守って欲しいのです。

素晴らしい幹事だった、良い会社であったと思ってもらえるよう努めましょう。

あなたの頑張る姿は必ず評価されます!自信を持って挑みましょう!

 

 

まとめ:本当にデキる幹事は準備段階から!

忘年会幹事、お疲れ様ですっ!

少しでも楽ができるように皆を上手に操って下さいね♪

  1. 「上司を味方につけて協力してもらおう!」
  2. 「お店の人とはマメにコンタクトを!お店の人も助かります。」
  3. 「幹事は現場監督。時間は厳守ですよ!」

慣れないうちは疲れますし大変かと思います。

しかし大丈夫です!

自信を持って真面目に取り組めば周りが協力してくれますよ!

あなたに託された幹事の仕事、ちゃちゃっとこなしちゃいましょう!

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