能率良すぎっ!15分デスクまわりを片付けるだけで仕事は3倍速くなる

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あなたは「仕事の作業効率の悪さ」に悩んでいませんか?

 

  • 「机の上が書類の山で溢れ、探し物がすぐ出てこない」
  • 「机の中に何が入っているか、把握出来ていない」
  • 「使い勝手が悪く、書類を管理しきれていない」

 

など、どう改善していったらいいか分からない。

そんな時に活用して欲しい方法を3つご紹介します。

コツをつかむ事で、意外と簡単に管理する事が出来ますので、ぜひ試してみて下さい。

 

仕事がしやすい、作業効率があがる3つの方法

1.探し物は、制限管理と住所を決めればすぐみつけられる

現在進行中の案件書類は「ファイルBOX1個分だけ」持つようにします。

色付きのクリアファイルに、案件ごと入れていくと20冊程度の容量になりますので、

それ以上は、断固として増やさないようにしましょう。

増えてきたら、必要なものやとっておきたいものだけを、

スキャナーなどで取り込んでデータ化していきます。

ファイル名は、日付と何の資料なのかを入力して

保存する事で、あとで探しやすくなります。

入れられる書類の量に制限があると、整理や廃棄を心がけ、

むやみに溜め込めなくなるのです。

ボックスに収まるだけの量を保管できる、3辺綴じファイルなどがおススメです。

「片付けや整理」により生産性は上がりますが、それをしている最中は

(整理に費やす時間に生産性はないため)低下しがちに。

なので、「片付けをしなくていい環境」常に片付いている状況

になっているのが、重要です。

そのコツはモノの住所を決める事です。

目的・頻度・大きさ・専用(共用)によって、収納場所を決めていきましょう。

  • <例> 3段ケース場合
  • 1段目 「日常業務や、現在進行中の関係書類」を収納。
  • 2段目 「月1業務や、月内の納期関係書類」を収納。
  • 3段目 「上期下期など期ごとに渡って使い続ける書類」を収納。

など、使う頻度ごとに取りやすい場所に収納し、すべての住所を決めて必ずその日に

戻します。

即決できない場合は、別な場所に(=仮置き)一時的に置きますが、連日は禁止です。

 

2.3つの仕分けで「何が入っているか分からない」をなくせる

机の中に何が入っているか把握できない場合は、机の中身をすべて取り出しましょう。

そして、床や会議室のデスクに並べたら

  • ①よく使うもの
  • ②いつか使うもの
  • ③使わないもの

の3つの仕分けを行います。

順番としては、

  • ①必要なものをピックアップしたら、
  • ③不要なものを廃棄し、
  • ②グレーゾーンのものは、別なBOXに詰めておく

といった順番が効率的です。

BOXの中身はいつまで保管しておくか、必ず日付を明記するようにして、

その時期がきたら廃棄するようにしましょう。

捨てる際もルール化する事で、物の持ちすぎを防ぐ事が出来ます。

例えば、「見積書は捨てる、契約証明書は残す」など具体的に決める事です。

また、2年間閲覧履歴なし、利用しなかったものなどは、

今後も使う頻度は低いので、躊躇なく捨てるようにします。

机上の書類等も2週間に一度は定期的に抜け、漏れがないかチェックしましょう。

書類が増えてもファイルBOXは増やさないように、使ってない書類はPDFなどで

データ化する、もしくは処分をするというように、都度整理していきます。

いつか使う、誰かにあげるかもしれないなど「あてのない未来」の為に

物を残さないのが、きちんと管理する鉄則です。

3.使い勝手がわるい引出しは、4分割でほどほどの量に調節

 

文具は少なすぎず、多すぎず、「ほどほど」の量が使いやすいです。

引出しの収容量に合わせて、物の量を調整しましょう。

一番上の高さの低い引出しには、文具が入る分を収納していきます。

ここから溢れる文具の所有はあきらめ、共有スペースの文具を利用するようにしましょう。

スペースに余裕があれば、使う頻度が少なめの文具もそのままで大丈夫です。

袖机(下まで引出しのついた机)の引き出しを4分割して使うことで、

簡単に進行状況を把握することができます。

 

  • ①上段手前「発注番号・見積書・料金表など日々の調べものコーナー」
  • ②上段中央「現在進行中の案件など仕掛かりのコーナー」
  • ➂上段奥「ノートや資料など3年分くらいの見返す可能性のある過去の調べものコーナー」
  • ④下段の引出しは、「研修資料や過去5年分ほどの資料やノートなど、ほとんど見返すことはないが、保管の必要なもの。」

 

この4種類に分けて、書類を溢れさせないように収納(または移動・廃棄)します。

大概、どの職種でもこれで問題なく運用できるので、ぜひ活用してみて下さい。

中央の「仕掛かりコーナー」の中で締め切りがあるなど、

特に重要なものは、赤色や黄色など色が目立つホルダーに

入れるのがポイントです。

 

まとめ

  1. 「探し物をすぐみつけるには、むやみに溜め込まず容量を制限し、住所を明確にすること。」
  2. 「机の中を把握して、管理するには3つの仕分けが有効的。捨てる際のルール化であてのない未来に物は残さない。」
  3. 「使い勝手を良くするには、机の引出しを4分割にして、書類を溢れさせないようにほどほどに収納する事がポイント。」

 

作業効率があがるという事は、仕事がしやすくなり生産性が高くなるという事です。

仕事における整理をする目的は、ただキレイに整えるだけでは意味がありません。

これまでの自分の仕事の見直しをして、時間が掛かっていることはなにか

どうしたら改善していけるのかを考え、解消していく事が必要です。

皆さんの「仕事がやりやすくなった」のきっかけになれば幸いです。

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